英語が苦手な人のビジネスメール攻略法
社会人になり就職をすると、仕事で英語を使う人も多くいます。
英語で相手に何かコチラの意思を伝えるときに必要になるのは、スピーキングかライティングのスキルです。
新入社員などでまだビジネス上での英語に慣れていないうちは、まずはメールを中心としたライティングスキルで対応をしていくことを私はおすすめします。
ライティングスキルをおすすめする理由として、電話などの会話とは違い、その場感がないからです。
電話であればその場で対応するだけの瞬発的な英語力が求められます。
また、間違いも許されません。
しかし、メールなどのライティングであれば事前に準備をすることができます。
つまり、どれだけ時間がかかっても、何度修正しても、カンニングをしてでも、人に手伝ってもらってでも書き上げればOKというわけです。
事実として、私は英語があまりできないとき、極力スピーキングではなくメールで対応するようにしてしのいできました。
もちろん、記述はすべて英語でしていました。
英語力がないのにどうやって英語でビジネスメールを書いていたのか、その方法をお教えします。
まずすべきことは、仲の良い先輩にお願いして、よく使うパターンのメールをもらうことです。
いわゆるフォーマット(ひな形)を入手するということです。
そして、そのメールの意味を辞書を使って理解するようにします。
実際に自分でメールを記述するときは、入手したフォーマットを元に必要に応じて自分用にアレンジして使うようにします。
このフォーマットの数が増えれば増えるほど、いかなる状況のメールも書けるようになるものです。
ですので、フォーマットをいかに多く入手するかを考えましょう。
そのために、仕事中に英語で書かれたメールを受信したらそれをストックしていきます。
このタイプの文章はこんなときに使えそうだな、この表現は便利だなという視点でメールを見て、用途ごとに分類してストックするといいです。
メールのCCに自分のアドレスが入っていると、先輩や英語ができる人が海外宛に英語で書いたメールを見ることができます。
CCなので決して自分が直接関係のあるメールというわけではありませんが、それらにもしっかりと目を通し、ストックしておきましょう。
いきなり難しいことをしようとして失敗したり、英語力がないことを悲観してウツになったりする必要はありません。
英語ができなくても、よく使う型のメールをストックしておけば、それを利用することで、ごまかすことができます。
むしろ、先輩方のいいとこ取りの文章を書けるようになってしまうくらいです。
英語力がないうちはまずはこの方法でしのいで、しのいでいる間に勉強をして英語力をつけていく、このように対応していきましょう。
また、仮に英語で自由にライティングができるようになっても、いちから手書きでメールを書く必要はりません。
よく使うフォーマットを常にコピペで使用した方が、記述ミスもなく、業務効率も良くなります。
１日に何通もメールを書いていると、必ずスペルミスなどをしてしまうものなので、メールは基本的にコピペをおすすめします。
このようにビジネスメール攻略は、いかに自分の手書きをせず、手抜きをするかがポイントです。
一度集めたフォーマットは半永久的に使うことができるので、どんどん集めるようにしましょう。
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